Laatst waren we bij elkaar voor een teammeeting en toen na, wat een chaotisch begin mag worden genoemd, kwamen we tot een vreemde doch realistische conclusie. We hebben een auditor nodig die onze processen doormeet. Een collega had bij een klant die zijn processen had laten meten en al snel bleek dat er veel ruis op de lijn zat. Ze werkten langs elkaar heen en niemand wist van elkaar wie wat nu eigenlijk deed. Dit zorgde ervoor dat veel taken dubbel werden gedaan of nog erger, helemaal niet werden gedaan. Onwijs zonde want een goed gestructureerde basis is de fundering van elk bedrijf. Veel processen zijn in de loop des tijds verouderd en kunnen veelal worden geautomatiseerd. Een kwaliteitsmanagementsysteem is daarom van essentieel belang. Wij van kwaliteit en klachtenzorg nemen klachten hoog op en daarom is het van belang dat we een kwaliteitsmanagementsysteem hebben opgericht volgens de ISO norm. We hebben een bedrijf ingeschakeld die ISO9001 afneemt en ervoor zorgt dat wij gestructureerder te werk gaan en dat al onze werkzaamheden goed zijn vastgelegd.
Processen vastleggen
Vele bedrijven doen al jaren hetzelfde en hebben hun processen niet goed op orde waardoor er veel geschuif ontstaat en er niet voldoende wordt geluisterd naar de medewerker. Waar lopen ze tegenaan en wat vinden zij belangrijk in hun werk? Waar lopen ze tegenaan en wat moeten we doen om een betere werksfeer te creëren. Na het uitreiken van de certificering waren we dan ook tevreden. Dit gaf een bijzondere inkijk. Linda van PR gaf in de meeting aan dat ze het veel te bureaucratisch vindt zodra er een verzoek voor publicatie moet worden ingediend. Hier hebben we naar geluisterd en door de processen vast te leggen gaat Linda nu veel liever naar haar werk dan voorheen omdat ze op een manier kan werken die constructief kan worden genoemd. Andere collega’s reageren ook positief op de voortgang die wij als bedrijf hebben geboekt. Wie had ooit kunnen denken dat Pieter van de administratie geen idee had dat er een andere manier van werken zoveel winst zou opleveren.
